Een notariskantoor vraagt een gespecialiseerde organisatiestructuur en aansturing door de notaris. Geen eenvoudige opdracht. Als consultant deel ik graag mijn kennis en expertise. Laat me weten indien je op zoek bent naar pragmatische en resultaatgerichte ondersteuning voor jouw kantoor.
CONTACTEER MIJTest jouw kantoorDe organisatie van een notariskantoor is dikwijls organisch gegroeid. Laat daarom regelmatig eens een check-up uitvoeren door een externe raadgever
Het notariaat is reeds 30 jaar mijn passie. Als economiste startte ik in het notariaat op het kantoor Tobback, Wellekens & Rooms te Boom. Daar begeleidde ik de twee associaties, stroomlijnde ik de processen en hielp ik de werknemers als één sterk team volgens dezelfde procedures en afspraken te werken. Met mijn economische opleiding en achtergrond, kijk ik anders naar een notariskantoor dan de meeste juristen.
In 2003 startte ik bij Fednot in Brussel waar ik een aantal mooie projecten heb kunnen realiseren. Zo startte ik het departement NKO, het huidige GO For Management, met als doel de kantoren te ondersteunen bij het management, de organisatie en het bewaken van de rentabiliteit van hun kantoor.
Vanuit de Commissie Management (voorheen IKZ) van Vlanot, ontwikkelde ik de toolboxen, kantooraudits, jaarlijkse rentabiliteitsenquêtes, Young Management Groups en Managementopleidingen.
In 2019 was het tijd voor een nieuwe uitdaging. Ik besliste om mijn eigen koers te varen en als zelfstandig consultant in het notariaat aan de slag te gaan. Dit doe ik nog elke dag met evenveel drive en engagement.
De tijd nemen om alle processen kritisch te evalueren
Bij een kantooraudit worden alle processen van uw kantoor in kaart gebracht. Op basis van gesprekken met alle medewerkers, individueel of in kleine groepen, maak ik de puzzel van het "wie, wat, hoe en wanneer". Zo krijgen we een duidelijk zicht op de bestaande taakverdeling en dossierverloop.
Deze startsituatie vormt de basis voor een gesprek met de notaris(sen) over wat er kan worden bijgestuurd om de werking van het kantoor zo efficiënt mogelijk te (re-)organiseren: waar liggen de zwakkere punten? Waar bevinden zich valkuilen? Welke elementen vormen een risico op fouten of problemen?
In het auditrapport krijgt u bij elk punt direct een aantal voorstellen voor optimalisatie, verandering of bijsturing.
Alle medewerkers motiveren en meenemen in een veranderingsproces
Waar de meeste consultants hun opdracht afronden en het "business as usual" is, start mijn toegevoegde waarde: het effectief implementeren van de nodige aanpassingen. Dankzij mijn kennis van alle aspecten op de werkvloer, begeleid ik jouw team doorheen de transformatie.
Want het blijft een waarheid: vreemde ogen dwingen. Door een consequente opvolging worden alle puzzelstukken in overleg met de medewerkers in elkaar gepast. Het is belangrijk om hierbij de drempel voor verandering zo laag mogelijk te houden en quick-wins te creëren.
Verliefd, verloofd, geassocieerd …: Leer de blinde vlekken van je toekomstige associé kennen
Verliefd, verloofd, geassocieerd …
Nog steeds verwonder ik me erover hoe lichtzinnig sommige notarissen over dit belangrijk engagement beslissen of hoe weinig geïnformeerd ze zijn op het moment dat de handtekening onder de overeenkomst gezet wordt. Een begeleiding bij het associatieproces vormt een sterke meerwaarde en vermijdt latere problemen of frustraties binnen de associatie.
Via gesprekken en workshop behandelen we alle punten die bepalend zijn in een professionele relatie tussen partners en bespreken we een hele lijst van praktische punten waar men bij de opstart van een samenwerking nog niet onmiddellijk aan denkt.
Als neutrale buitenstaander kan ik gevoelige punten bespreekbaar maken en zal ik mee zoeken naar de grootste gemene deler tussen de verschillende partijen die wensen te associëren. Waar ligt elk zijn sterkte? Wat verwacht je van elkaar? Waar willen jullie met jullie kantoor naartoe? Op het einde van dit proces moet duidelijk blijken of de beide partners eenzelfde visie en positief buikgevoel hebben, maar ook vooral of ze de nodige “GUN-factor” voor elkaar voelen.
Installeer een systematische controle en opvolging van de cliëntenbetalingen
Niettegenstaande notarissen steeds geprovisioneerd dienen te zijn bij het verlijden van een authentieke akte, lopen er regelmatig zaken fout en blijven er ook andere diensten onbetaald. Een systematische opvolging van de cliënten- en aktekostenbalans zijn noodzakelijk om een gezonde cashbalans te garanderen. Ik help hierbij om de nodige checks in de organisatie in te bouwen.
Catherine ziet snel waar het schoentje knelt. Ze stelt geen ingewikkelde maar wel pragmatische oplossingen voor die meteen toepasbaar zijn. Je merkt snel het verschil als je haar advies systematisch volgt! Van bottleneck naar action, enkele quick wins om het team mee te krijgen en daarna een gezonde verbeterde structuur…
Alles werd goed georganiseerd, afspraken werden stipt nagekomen, we kregen een onpartijdig advies en vonden Catherine een bemiddelaar eerste klas, die zeker de pijnpunten niet uit de wegging. Zij deed ons inzien dat onze ambities te ver uit elkaar lagen, waardoor een foute associatie werd vermeden
Catherine heeft een bijzonder groot inzicht in de werking van notariaten, in de uitdagingen in verband met het management van de sector in volle ontwikkeling. Zij heeft ons bijgevolg goede inzichten aangeleverd die een stevige basis vormen voor een gezonde associatie.
Zeer tevreden bij elke opdracht. Steeds to-the point & topservice
Wij kregen een bijzonder professionele en zeer vlotte begeleiding.
Professionele dienstverlening met veel empathie
De samenwerking verliep meer dan prima. Door haar ervaring heeft Catherine maar 1 woord nodig om te begrijpen waar de noden liggen en haar enthousiasme zetten aan om tot actie over te gaan.
Catherine Van Acker
d'Office bv
Rijmenamseweg 188
2820 Bonheiden
0474/69.05.37
Btw BE0741 872 826